Assistente Administrativo - Recuperação de Documentos

Organizar, protocolar e arquivar documentos de fretes baixados (CTEs, notas fiscais, comprovantes de descarga, tickets de balança, contratos etc.), encaminhando-os aos setores de Central de Prestação de Contas, Financeiro e/ou arquivo;

Realizar bipagem de documentos de frete em sistema interno;

Realizar abertura, conferência, digitalização e lançamentos de documentos de fretes de frota própria, agregados e terceiros;

Efetuar controles e validações relacionados a quebras, garantindo o correto registro de descontos;

Retirar envelopes e malotes em pontos de coleta (recepção TP, posto G10 e bases), realizar despachos para a matriz e acompanhar rastreamentos de postagens até o recebimento;

Preencher planilhas de comprovação do destino de paletes e enviar informações aos clientes;

Realizar o controle de comprovantes de paletes, elaboração de planilhas de comprovação e envio de protocolos a clientes, quando aplicável;

Comunicar ao Customer Service a ausência de comprovantes de notas de paletes ou vale-paletes;

Conferir protocolos e documentos recebidos, assegurando a conformidade das informações;

Realizar conferência de protocolos, faturas, cartas frete e notas fiscais, direcionando documentos para os setores Financeiro e CPCO (Central de Prestação de contas) quando necessário;

Validar faturas de postos parceiros e enviar ao departamento financeiro para pagamento;

Apoiar o Departamento Pessoal com informações de documentos de frete em processos de rescisão;

Prestar suporte às bases, postos, motoristas e colaboradores da equipe quanto a dúvidas e exigências de clientes;

Verificar os comprovantes de descarga e atender solicitações de envio de documentação por e-mail e sistemas externos, quando necessário;

Contatar locais de descarga, postos, associações e portais de pagamento para recuperação e regularização de comprovantes;

Apoiar o processo de homologação de postos parceiros para quitação de cartas frete;

Atender solicitações de clientes por e-mail e elaborar planilhas de controle de documentos sempre que necessário;

Realizar a baixa no portal corporativo dos documentos recebidos das bases;

Oferecer suporte e orientação à equipe e motoristas, conduzindo treinamentos sobre o processo de documentação de fretes.

Executar outras atividades de complexidades equivalentes, de acordo com a necessidade da área/empresa.Manuseio e organização de documentos de frete;

Contato com clientes internos e externos para recuperação de documentos de frete;

Preenchimento de planilhas de controle e relatórios.